Workflow automation menghubungkan satu pemicu dengan rangkaian tindakan. Ketika pelanggan mengisi formulir website, sistem mencatat pertanyaan, menentukan penanggung jawab, menyiapkan konfirmasi, dan membuat tugas tindak lanjut. Pemilik bisnis dapat melihat progres tanpa memeriksa banyak inbox. Mulailah dari pekerjaan berulang yang alurnya sudah dipahami tim.

Pilih pekerjaan dengan aturan yang jelas

Alur pertama sebaiknya rutin terjadi, datanya dapat diakses, dan hasil akhirnya jelas. Contohnya pembagian pertanyaan pelanggan, pengingat janji temu, atau ringkasan aktivitas harian. Jika proses selalu berubah, rapikan prosedurnya terlebih dahulu.

Catat pemicu, informasi wajib, tindakan, penanggung jawab, dan kondisi pengecualian. Untuk permintaan penawaran, informasi wajib bisa berupa jenis layanan, lokasi, dan tanggal. Sistem meminta data yang kurang lalu meneruskan permintaan lengkap kepada sales. Konfirmasi penerimaan tidak boleh langsung menjanjikan harga atau ketersediaan yang belum diperiksa.

Contoh alur untuk pemasok

Bayangkan pemasok perlengkapan kapal menerima permintaan melalui website dan email. Contoh berikut merupakan ilustrasi, bukan hasil klien GetMocho:

  1. Catat permintaan dan hubungkan dengan pelanggan yang dapat diidentifikasi.
  2. Ambil rincian barang serta tandai spesifikasi yang belum lengkap.
  3. Tentukan staf penanggung jawab dan siapkan draf balasan.
  4. Buat pengingat selama permintaan masih terbuka.
  5. Masukkan tugas terlambat ke ringkasan harian.

Sales tetap memastikan stok, harga, dan jadwal pengiriman. Hal yang dievaluasi adalah waktu yang sebelumnya terpakai untuk menyalin informasi serta mencari penanggung jawab.

Gunakan AI pada bagian yang sesuai

Aturan tetap cocok untuk tanggal, status, dan pembagian tugas. AI dapat membantu memahami isi email atau merangkum lampiran. Informasi yang meragukan perlu ditinjau. Siapkan pencegahan duplikasi, status kegagalan yang terlihat, dan kendali untuk menghentikan pengiriman.

Ukur sebelum memperluas

Bandingkan waktu penanganan, tugas tertunda, dan jumlah koreksi sebelum serta sesudah uji coba. Hitung juga waktu pemeriksaan pengecualian. Jangan menganggap seluruh waktu kerja otomatis berubah menjadi penghematan.

Mulai dari alur bisnis Anda

GetMocho membangun website mandiri, otomasi terhubung, dan dashboard privat sesuai alur yang disepakati. Ceritakan pekerjaan yang berulang, sumber datanya, serta pihak yang menyetujui hasilnya. Pelajari layanan website dan otomasi bisnis atau baca panduan otomasi proses bisnis.

Apakah harus mengganti aplikasi?

Tidak selalu. Kami perlu memeriksa izin akses, koneksi, dan pemicu yang tersedia. Alur tertentu dapat memakai sistem yang sudah ada.

Referensi: Microsoft Learn: gambaran workflow automation.

Anda tentukan aturannya. Agen AI menangani rutinitasnya.

GetMocho membangun website bisnis dan otomasi AI terkelola sesuai pekerjaan harian Anda. Ceritakan alur kerja, aplikasi yang digunakan, dan hasil yang ingin diperbaiki.

Diskusikan alur kerja bisnis Anda ↗

Bacaan terkait