Otomasi proses bisnis menggunakan perangkat lunak untuk menjalankan rangkaian pekerjaan yang berulang. Alur pertanyaan hingga penawaran, misalnya, mencakup pencatatan kebutuhan, pemeriksaan dokumen, pembagian tugas sales, persetujuan harga, dan tindak lanjut. Menghubungkan tahapan tersebut membantu tim mengetahui status permintaan secara menyeluruh.

Apa bedanya dengan chatbot?

Chatbot menjawab atau mengumpulkan informasi dalam percakapan. Proses bisnis memerlukan catatan, penanggung jawab, perubahan status, dan hasil akhir yang jelas. Jawaban chat yang baik belum membuktikan penawaran disetujui atau pekerjaan selesai. Sistem harus memperbarui catatan yang tepat dan menampilkan kegagalan.

AI dapat membantu membaca teks bebas serta dokumen. Aturan tetap digunakan untuk perhitungan, pemeriksaan izin, dan perubahan status. Contohnya AI merangkum kebutuhan pelanggan, aturan mengarahkan permintaan ke cabang yang tepat, lalu staf berwenang menyetujui keputusan komersial.

Petakan proses sebelum memilih aplikasi

Tentukan pemicu, informasi yang diperlukan, dan kondisi selesai. Cari tahapan yang membuat tim terus menyalin data atau mengejar pembaruan. Sebagai ilustrasi, agen tenaga kerja dapat mengumpulkan dokumen kandidat, menandai berkas yang kurang, membuat ringkasan, dan memberi tahu rekruter. Keputusan penerimaan tetap di tangan perusahaan.

  • Tentukan sumber permintaan: formulir website, email resmi, atau sistem internal.
  • Berikan penanggung jawab pada setiap perpindahan tugas.
  • Tetapkan sumber informasi resmi untuk harga, ketersediaan, dan data pelanggan.
  • Siapkan penanganan manual jika koneksi atau langkah tertentu gagal.

Pilih hasil yang bisa dievaluasi

Mulailah dari sasaran operasional: mengurangi permintaan tanpa penanggung jawab, mempercepat penyusunan laporan, atau mengurangi data tidak lengkap yang diteruskan ke sales. Catat kondisi awal untuk dibandingkan setelah peluncuran. Proses lebih cepat tidak otomatis menghasilkan kenaikan omzet.

Uji dengan permintaan lengkap, dokumen kurang, pengiriman ganda, serta kegagalan koneksi. Setiap kondisi harus memiliki hasil yang dapat dijelaskan tim.

Pastikan layanan memiliki pengelola

Tanyakan siapa yang menangani pemeliharaan, akun terputus, perubahan template, dan alur yang gagal. Sepakati akses data serta kuota pemakaian. GetMocho membangun website dan otomasi AI terkelola dengan workspace privat agar tim dapat memantau aktivitas. Ceritakan proses yang ingin Anda rapikan, atau mulai dari panduan workflow automation.

Referensi: IBM: business process automation. Contoh dan rekomendasi perencanaan merupakan panduan editorial GetMocho.

Anda tentukan aturannya. Agen AI menangani rutinitasnya.

GetMocho membangun website bisnis dan otomasi AI terkelola sesuai pekerjaan harian Anda. Ceritakan alur kerja, aplikasi yang digunakan, dan hasil yang ingin diperbaiki.

Diskusikan alur kerja bisnis Anda ↗

Bacaan terkait