Otomatisasi invoice menghubungkan data tagihan yang disetujui dengan pembuatan dokumen, pengiriman, dan tindak lanjut. Tim tidak perlu terus menyalin data pelanggan serta membuat daftar pengingat terpisah. Hal terpenting adalah menentukan sistem yang menjadi sumber resmi jumlah tagihan, jatuh tempo, dan status pembayaran.

Bedakan invoice pelanggan dan pemasok

Piutang berkaitan dengan tagihan yang dikirim kepada pelanggan. Utang berkaitan dengan invoice yang diterima dari pemasok. Penanggung jawab serta kondisi selesainya berbeda. Panduan ini berfokus pada pengiriman invoice pelanggan dan pengingat pembayaran.

Mulailah dari pesanan atau tahapan pekerjaan yang disetujui. Pastikan identitas penagihan, referensi, rincian layanan, nominal, mata uang, dan syarat pembayaran benar. Sistem tidak boleh menebak perlakuan pajak atau membuat tagihan tanpa dasar persetujuan.

Susun perubahan status secara lengkap

  1. Siapkan draf dari data pesanan yang disetujui.
  2. Periksa nominal, penerima, dan referensi wajib.
  3. Kirim invoice setelah disetujui serta catat hasil pengiriman.
  4. Pantau jatuh tempo dan status pembayaran terbaru yang dapat dipercaya.
  5. Kirim pengingat hanya selama tagihan masih memenuhi aturan.
  6. Hentikan pengingat setelah pembayaran dikonfirmasi, pembatalan, atau sengketa yang perlu ditinjau.

Sebagai ilustrasi, distributor dapat membuat draf setelah pengiriman barang dikonfirmasi. Finance menyetujui dokumen sebelum sistem mengirimkan invoice dan menjadwalkan pengingat.

Status pembayaran harus dapat dipercaya

Bukti transfer yang diunggah pelanggan belum sama dengan pembayaran yang sudah diverifikasi. Jika belum tersedia koneksi ke sumber pembayaran yang dapat dipercaya, gunakan pemeriksaan manual. Periksa status tepat sebelum mengirim pengingat.

Tentukan penanganan pembayaran sebagian, nota kredit, email gagal, dan perubahan jatuh tempo. Pengingat perlu menyebutkan nomor invoice serta nominal tersisa dari catatan yang disetujui. Jika ada sengketa, hentikan rangkaian rutin dan teruskan kepada finance.

Ukur keandalan alurnya

Pantau waktu persiapan, koreksi, invoice ganda, kegagalan pengiriman, dan pengingat yang dibatalkan karena perubahan status. Otomasi mendukung tindak lanjut yang teratur, tetapi tidak menjamin pelanggan membayar lebih cepat.

Rencanakan otomasi invoice bersama GetMocho

GetMocho dapat membangun alur invoice dan pengingat pembayaran berdasarkan kebutuhan serta akses sistem yang disepakati. Ceritakan sumber data tagihan dan pembaruan pembayarannya. Diskusikan alur invoice Anda atau lihat layanan otomasi bisnis.

Referensi: Zapier: invoice processing automation. Contoh alur merupakan ilustrasi operasional.

Anda tentukan aturannya. Agen AI menangani rutinitasnya.

GetMocho membangun website bisnis dan otomasi AI terkelola sesuai pekerjaan harian Anda. Ceritakan alur kerja, aplikasi yang digunakan, dan hasil yang ingin diperbaiki.

Diskusikan alur kerja bisnis Anda ↗

Bacaan terkait